Kanbanflow - تطبيق جيد للتحكم في المهام المعلقة

Kanbanflow ، هي أداة إنتاجية ، والتي يمكن استخدامها من خلال المتصفح أو على الأجهزة المحمولة ، وتستخدم على نطاق واسع في علاقات العمل عن بعد ، أي النوع المستقل ؛ يمكن أن ترى المنظمات أو مجموعات العمل معها تقدم أنشطة كل عضو من أعضائها. إذا كنت أحد أولئك الذين لديهم مهام متعددة ولا يعرفون كيفية التنظيم ، أو لديك العديد من الموظفين ولا يعرفون كيفية مراقبة تقدمك ، فإن Kanbanflow هو من أجلك.

في هذه المقالة ، سنعرض استخدام هذه الأداة مجانًا تمامًا ، من خلال مثال ؛ لا يخلو من العرض الأول للعرض الرئيسي أو لوحة القيادة. واجهة الويب بسيطة للغاية ، عندما تدخل ، يمكنك رؤية شريط رئيسي يحتوي على: زر القائمة - اللوحات - (1) ، والإخطارات (2) ، والتهيئة (3) ، والمساعدة (4) وملف تعريف الشخص ينتمي إلى المنظمة (5).

وبالمثل ، هناك علامتا تبويب في العرض الرئيسي ، واحدة - لوحات - حيث توجد جميع اللوحات التي تم إنشاؤها ، ويملكها العضو الذي دخل المنصة ، وكذلك تلك التي تم إنشاؤها بواسطة المشرفين المباشرين.

في علامة التبويب الثانية - الأعضاء - هناك قائمة بجميع أعضاء مجموعة العمل والبريد الإلكتروني للاتصال بهم.

• مثال للاستخدام

لتوضيح العملية بشكل أفضل ، سيتم تقديم مثال من مهمة حقيقية.

1. إنشاء لوحة:  يمكنك إنشاء أكبر عدد تريده من اللوحات ، حيث ستتم إدارة جميع المهام ووضعها. لإنشاء اللوحة ، هناك خياران ، أحدهما في طريقة العرض الرئيسية للأداة ، حيث تقوم بالنقر فوق الزر إنشاء لوحة - نعتقد مجلس (1) والثاني من خلال زر التكوين (2) ؛ هناك وجهة نظر المنظمة ، وكمية المجالس التي لديها والزر إنشاء مجلس.

2. من الممكن إنشاء لوحة عن طريق تحديد أحد الخيارات التالية: لوحة كانبان ، حيث تقوم بإنشاء لوحة بها الأعمدة التي تفضلها ، والخيار الثاني هو نسخ لوحة تم إنشاؤها مسبقًا (بنفس الهيكل) ، والثالث إنشاء لوحة معلومات تعرض معلومات لوحات المعلومات المتعددة الموجودة في المؤسسة.

3. يبدأ الخيار الأول ، حيث يشار إلى اسم اللوحة (1) ، ويتم تحديده إذا كان المجلس ينتمي إلى مؤسسة ، أو يكون ذا استخدام مستقل (2). يتم اتباع العملية (3) ، ويتم فتح نافذة العمود ، ويفتح النظام أعمدة 4 افتراضيًا (4) ، ويشير كل منها إلى مستوى تقدم كل مهمة. يمكن تعديل الأسماء وتعديلها أيضًا استنادًا إلى ديناميات واحتياجات مجموعة العمل ، إضافة أو إزالة أعمدة (5) ، تتم متابعة العملية (6).

4. النقطة التالية هي تحديد الأعمدة التي سيتم وضع الوظائف المنتهية فيها (1) ، إذا كانت الأداة تنشئ عمودًا جديدًا ، أو إذا لم يكن من الضروري تحديد (2) في اللوحة الحالية. تتمثل الخطوة الأخيرة في تحديد عدد المهام التي يمكن استيعابها لكل عمود - العمل قيد التقدم (4) ، وانتهت العملية (5).

5. في النهاية ، يتم ملاحظة اللوحة ، لإضافة المهام ، انقر فوق التقاطع الأخضر بجوار كل اسم عمود (1) ، يتم فتح نافذة تحتوي على بيانات المهمة ، والاسم - العمود الذي يتم تقديمه فيه (الأفكار ) (2) ، وتفضيل لون النافذة ، والأعضاء الذين سيقومون بالمهمة ، والعلامات المرتبطة بالبحث الأفضل (3) ، ووصف المهمة (4) ، والتعليقات ذات الصلة (5). على الجانب الأيمن من النافذة ، تظهر سلسلة من الأدوات لتضفي مزيدًا من المواصفات على المهمة (6).

• يمكن أن يكون استخدام الألوان في المهام مناسبًا للكثيرين ، حيث أنه مع هذه يمكن التمييز بين العمليات المختلفة أو المتساوية تمامًا ، بحيث يمكنك تصور تقدم كل مهمة بشكل أسرع.
• التعليقات ، هي نقطة أخرى تجعل هذه الأداة رائعة ، لأن مالك المجلس ، أو يمكن للمشرف على النشاط أن يشير إلى المواصفات المتعلقة بالنشاط ، هو وسيلة أخرى تتعلق بالعضو الذي ينفذ العملية نفسها.

6. الأدوات التي تساعد على إدارة المهمة بشكل أفضل هي التالية: إضافة (1): يمكنك إضافة الأوصاف ، الأعضاء ، العلامات ، المهام الفرعية ، الموعد النهائي ، الوقت المقدر للمهمة ، الوقت اليدوي ، التعليقات ،

نقل (2): الانتقال إلى لوحة أخرى أو عمود آخر. مؤقت (3): بدء العد التنازلي (عداد) ، وهذا لديه خصوصية يدمج تقنية بومودورو ، والذي يتكون من إنشاء فترات زمنية محددة بين دقائق 25 و 50 ؛ إنه قابل للتكوين تمامًا عن طريق الوصول إلى التكوين بمجرد بدء التشغيل. تقارير (4): تقارير النتائج. المزيد (5): أنشئ عنوان URL مرتبطًا بالنشاط. حذف (6): حذف

يمكن أن تقدم التقارير فكرة عن كيفية تقدم النشاط ، وبالتالي عن الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط. يسهل في حد ذاته ، ألا يضطر المشرف إلى تقديم تقارير خارجية إلى المنصة ، والتي تعتبر مضيعة للوقت. وبالمثل ، تسمح لك تقنية pomodoro بأداء مهمة في دقائق 50 ، لتكون قادرًا على إعطاء المنفذ لفترات راحة النشاط لمدة 5 دقيقة ، وتسمى هذه المساحات الصغيرة من الراحة pomodoros ، بعد أن يجمع الشخص 4 pomodoros القادم سيكون دقيقة 15.

7. تعتبر المهام الفرعية أساسية لإنشاء التخصيصات ، وذلك لأنه يمكن من خلالها تحديد مدى تقدم النشاط ، وبعد توضيحها ، يتم التحقق من كل مربع من المربعات ، حتى تحديد أن العملية قد اكتملت ويمكن نقل المهمة إلى عمود الأنشطة المكتملة.

8. بعد إنشاء التفضيلات ، يكون التخصيص كما يلي ، ويتم إضافته إلى العمود المقابل.

9. عندما تتغير حالة المهمة ، يتم أخذها بالمؤشر وسحبها إلى الموضع الذي تم النظر فيه. ومع ذلك ، من الضروري الحد ، بحيث لا يمكن تضمين المهام الجديدة ، حتى يتم تنفيذ المهام قيد التنفيذ ، فهذه طريقة للتأكد من أن جميع المهام قد اكتملت ، وأن الأشخاص لا يقومون بتضمين المهام بشكل كبير والتي لم يتم تنفيذها لاحقًا قد ينتهي.

10. إنها أداة قابلة للتخصيص تمامًا ، في تكوينات اللوحات ، يمكنك تحديد أنواع أخرى من الخصائص ، مثل تغيير الاسم ، أو المالك ، إذا كنت تريد أرشفة أو نقل المنظمة ، حدد ألوان كل لوحة ، والوقت المحدد ، وحدات التقدير (النقاط أو الوقت)

11. من الجوال يمكنك تتبع المهام ، من خلال المتصفح الذي تختاره ، فهو ليس تطبيق جوال يمكن تنزيله من أي متجر تطبيقات ، ومع ذلك ، للتحقق من حالة المهام بينما لا يوجد جهاز كمبيوتر قريب مفيد للغاية.

12. يتم عرض اللوحات ، ومن الواضح أن كل مهمة من المهام التي تم إنشاؤها ، لتصور كل عمود ، ما عليك سوى تحريك الشاشة بحيث يتم عرض جميع العمليات ومستوى تقدمها.

خاطرة النهائي

إنها خطوة كبيرة لقادة الشركات الصغيرة والشركات الرقمية وحتى لأولئك الذين يحتاجون إلى تنظيم أنفسهم في أنشطتهم (مثل الطلاب أو المشاريع الشخصية المشتركة) ، ويتم دمجهم في مجموعة أخرى من المهام الفرعية المتعددة .

بالإضافة إلى ذلك ، إنها طريقة للمشرفين لتفويض الأنشطة لمجموعتهم من الأعضاء. من المثير للاهتمام ، كما هو الحال مع أداة مجانية مثل هذه ، أنه من الممكن تصور كل حركات المنظمة ، فهي غير محدودة فيما يتعلق بأي من الوظائف ، لا يوجد أي إجراء محظور ، مما يعطي حرية استخدام أكبر. وإذا لم يكن ذلك كافيًا ، فهذا لا ينتهي نظرًا لتعيين الموظفين لأنشطة - كما يحدث مع جداول الأعمال والدفاتر وغيرها من موارد المكتب - وهذه ميزة أخرى يمكن أن تجعلك تنقل بياناتك إلى هذه الأداة.

نأمل أن يكون هذا مفيدًا ، ودعوة الأطراف المهتمة للوصول إليه Kanbanflow من موقع الويب الخاص بك ، أو من متصفح المحمول ، سيكون لكامل طريقة للدخول في إنتاجية العصر الرقمي بطريقة سهلة وودية.